有一天,北京某税务局电话通知上海A司财务部协查两张由A司2006年9月开具的发票,要求查明进账记录以及收款证明。
A司财务部接到此通知后立即核查原始资料。经查明,两张发票中,有一票记录完整,款项也已收回。而另一张金额为22万多元的发票在账上显示作废，广州到义乌物流在查到原始凭证时,却只有留底联,正本发票已经由客户取走。通过进一步的调查,发现无论是财务资料,还是相关的当事人,都无法说明产生这种错误的具体原因何在。
北京和上海税务部门正着手处理该问题,因涉嫌逃税,轻则处罚,重则追究法律责任。这一问题的发生从出现到调查所反映出来的情况在一定程度上反映了A司在发票管理上尚存在漏洞,相关环节失控,手续不全,流程不明,管理不严。
目前,货代市场还不够规范,市场竞争又是十分激烈,A司平均每天要有几百票的业务发生,而客户的要求又各不相同。因此,必须从完善自身的管理制度人手,通过规范管理业务、财务及结算的整个流程来防范风险。
为规范货代发票保管、领取、开具、作废、人账等行为,各部门、各分公司、办事处可参照以下规定结合自身情况对货代发票进行管理:
(1)财务部货代发票由发票管理员专人保管,并做好收发存登记工作,确保登记结果与发票实际库存一致。从税务局领回发票后应立即人库登记(时间、起止印刷号);发票每次领取量应根据开票部门业务量由财务部门核定,领取发票应由相应的财务人员或经过批准的专人经手,并在登记簿上办理签收;发票管理员应定期回收发票存根联,在收妥开票员交来的存根联并清点无误后,在发票登记簿上销号并记录时间,同时编号装订成册。
(2)开票员领取发票后,应要善保管。开票员应根据业务部门的开票通知书来开具发票,同时审核查看:①发票的抬头与实际委托人是否一致,不一致时,要说明原因;②业务编号与实际业务情况是否相符,如不符,应报财务主管核批;③确认开票币种符合业务种类要求,应开外币发票的,不能擅自折算成人民币开票;④没有对应业务的,不能开具发票;⑤如有高开发票的,应在开票`通知书上注明高开部分并经财务主管核批作为以后处理依据;⑥对票面金额超5万元的,应更加严格审核。开票员开票盖章并经财务审核后进行发票交接签收。开票员应定期将开过票的开票通知书与存根联一起整理(编号连续)后,装订成册交至发票管理员处并销号。
(3)开票员不得随意作废发票。广州到丽水物流认为应凭开票更正单(以开票通知书代替并写明作废原因)以及收回的发票正本联作废原发票,同时开具新发票。如发票正本联遗失,应由遗失责任人和相应客户出具书面材料并盖章确认保证未收到此发票同时由部门经理核签意见。开票员凭上述书面材料才能作废原发票,并开具新发票。开票员应在作废的发票上盖上作废章(一式五联),并将作废发票正本或作废发票书面说明交部门财务入账。对开票金额超过人民币5万元的票据作废,必须将作废发票情况及时报告财务主管,并跟踪至作废发票的回笼及人账。・开票员每星期应将开票后的两联记账联整理连号后交部门财务入账(作废的发票要包括发票正本或作废书面证明)。
(4)部门财务收到开票员交来的记账联后,应检查是否连号(电脑编号连号或印刷号连号),作废发票要包括正本联或书面说明,然后才能入账。
货代发票管理是财务管理中一个十分重要的方面,其涉及到业务、财务、结算的方方面面,需要各个环节的人员谨慎对待、慎重处理,共同来进行配合。要求各部门、各分公司、办事处对此工作充分重视,规范操作、规范管理,不断降低经营风险。

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